กรณีศึกษาลูกค้า: การเสริมความปลอดภัยและประสิทธิภาพ - ระบบจัดการผู้เยี่ยมชมอัจฉริยะของ Vipshop ที่ศูนย์ Tanzhou

1. ข้อมูลเบื้องหลังและปัญหาของโครงการ

ข้อมูลลูกค้า:
Vipshop ผู้ค้าปลีกออนไลน์ชั้นนำสำหรับแบรนด์ในประเทศจีน ดำเนินงานสำนักงานที่วุ่นวายใน Tanzhou Center. สถานที่แห่งนี้มีผู้เข้าชมจำนวนมากในแต่ละวัน รวมถึงซัพพลายเออร์ คู่ค้า และผู้สมัครงาน การรักษาความปลอดภัย ประสิทธิภาพ และความประทับใจแรกพบที่เป็นมืออาชีพเป็นสิ่งสำคัญยิ่งต่อการดำเนินงานของพวกเขา

ความท้าทายกับกระบวนการจัดการผู้เยี่ยมชมแบบดั้งเดิม:
ก่อนที่จะนำระบบใหม่มาใช้ สำนักงาน Tanzhou Center ของ Vipshop ต้องเผชิญกับความไร้ประสิทธิภาพและช่องโหว่ด้านความปลอดภัยอย่างมาก:

1. ความแออัดของแผนกต้อนรับ: ในช่วงเวลาเร่งด่วน ผู้เยี่ยมชมเข้าแถวยาวเพื่อลงทะเบียนด้วยตนเอง ทำให้เกิดการหยุดชะงักของล็อบบี้秩序 (order) และฉายภาพลักษณ์ที่ไม่เป็นมืออาชีพ

2. การรวบรวมข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง: บันทึกที่เขียนด้วยลายมือมักจะอ่านไม่ออกหรือไม่สมบูรณ์ ทำให้ยากต่อการติดตามบุคคลอย่างถูกต้องในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ด้านความปลอดภัย

3. ประสิทธิภาพในการดำเนินงาน: พนักงานต้อนรับต้องแบกรับภาระในการรวบรวมข้อมูลด้วยตนเอง ตรวจสอบรายละเอียด ติดต่อโฮสต์ และออกบัตรผ่านชั่วคราว ซึ่งเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานานและใช้แรงงานมาก

4. ประสบการณ์ของผู้เยี่ยมชมที่ไม่ดี: เวลารอคอยที่ยาวนานและกระบวนการเช็คอินที่ยุ่งยากทำให้เกิดความประทับใจแรกที่ไม่ดีสำหรับแขกก่อนการประชุมทางธุรกิจ

5. ช่องโหว่ด้านความปลอดภัย: บันทึกที่ใช้กระดาษอาจสูญหายหรือเสียหายได้ง่าย และการจัดการบัตรผู้เยี่ยมชมแบบแมนนวลมีความเสี่ยงต่อการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตหากไม่ได้รับการเรียกคืนอย่างถูกต้อง

2. โซลูชัน: ระบบจัดการผู้เยี่ยมชมแบบบริการตนเองแบบบูรณาการ

เพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้ บริษัทของเราได้นำโซลูชันการจัดการผู้เยี่ยมชมแบบบริการตนเองที่ครอบคลุมมาใช้ ระบบนี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อปรับปรุงกระบวนการทั้งหมดตั้งแต่การลงทะเบียนล่วงหน้าไปจนถึงการวิเคราะห์หลังการเข้าชม

คุณสมบัติหลักที่นำมาใช้:

• ตู้บริการตนเองสำหรับผู้เยี่ยมชม: เทอร์มินัลที่ใช้งานง่ายซึ่งติดตั้งในล็อบบี้ช่วยให้ผู้เยี่ยมชมจัดการการเช็คอินของตนเองได้

• การแจ้งเตือนโฮสต์อัตโนมัติ: เมื่อเช็คอิน ระบบจะส่ง SMS หรือข้อความโต้ตอบแบบทันที (เช่น ผ่าน WeChat/DingTalk) ไปยังโฮสต์โดยอัตโนมัติ แจ้งให้ทราบถึงการมาถึงของแขก

• การพิมพ์ป้ายแบบบูรณาการ: ตู้จะพิมพ์บัตรผ่านผู้เยี่ยมชมชั่วคราวระดับมืออาชีพทันที ซึ่งมีชื่อ รูปถ่าย โฮสต์ และวันที่เข้าชมของผู้เยี่ยมชม

• บันทึกดิจิทัลและความปลอดภัยของข้อมูล: ข้อมูลผู้เยี่ยมชมทั้งหมดจะถูกบันทึกแบบดิจิทัลและจัดเก็บอย่างปลอดภัยในฐานข้อมูลส่วนกลาง แทนที่บันทึกกระดาษที่ผิดพลาดง่ายและเพิ่มความปลอดภัย

3. การนำไปใช้และเวิร์กโฟลว์

กระบวนการใหม่ที่คล่องตัวนั้นง่ายและมีประสิทธิภาพ:

1. การมาถึงของผู้เยี่ยมชม: แขกมาถึงสำนักงาน Vipshop ใน Tanzhou Center

2. การเช็คอินด้วยตนเอง: ผู้เยี่ยมชมใช้ตู้เพื่อลงทะเบียนโดยการสแกน ID หรือป้อนรายละเอียดด้วยตนเอง

3. การแจ้งเตือนโฮสต์: ระบบจะแจ้งให้พนักงาน Vipshop ที่ได้รับมอบหมายทราบทันที

4. การออกป้าย: ตู้จะพิมพ์บัตร/บัตรผ่านผู้เยี่ยมชมส่วนตัวโดยอัตโนมัติ

5. การเข้าถึงที่ปลอดภัย: ผู้เยี่ยมชมสวมป้ายและได้รับการต้อนรับจากโฮสต์ ซึ่งได้รับแจ้งทันที

4. ผลประโยชน์ที่จับต้องได้และผลลัพธ์ที่วัดได้

การนำระบบของเราไปใช้ทำให้เกิดคุณค่าในทันทีและสำคัญ:

• ~70% ลดเวลารอคอย: คิวแผนกต้อนรับถูกกำจัดไปเกือบหมด ทำให้การไหลเวียนของล็อบบี้ดีขึ้นอย่างมาก

• ความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น: ขณะนี้มีการเก็บบันทึกดิจิทัลที่ถูกต้องและค้นหาได้ของผู้เยี่ยมชมทั้งหมด ระบบบัตรอัตโนมัติช่วยให้มั่นใจได้ถึงการกำกับดูแลและการควบคุมที่ดีขึ้น

• ~50% เพิ่มประสิทธิภาพแผนกต้อนรับ: ขณะนี้พนักงานต้อนรับได้รับการปลดปล่อยจากงานธุรการเพื่อมุ่งเน้นไปที่หน้าที่ที่มีมูลค่าสูงกว่าและให้การต้อนรับอย่างอบอุ่นและเป็นส่วนตัว

• ภาพลักษณ์องค์กรที่สูงขึ้น: อินเทอร์เฟซที่ทันสมัยและเทคโนโลยีฉายภาพลักษณ์แบรนด์ที่ทันสมัยและเป็นมืออาชีพให้กับผู้เยี่ยมชมทั้งหมด

• ประสบการณ์ของผู้เยี่ยมชมที่ดีขึ้น: กระบวนการบริการตนเองที่ราบรื่นทำให้แขกรู้สึกว่าได้รับการคาดหวังและมีคุณค่า ซึ่งเป็นการกำหนดโทนเสียงที่ดีสำหรับการประชุมของพวกเขา

5. คำรับรองจากลูกค้า

"การนำระบบจัดการผู้เยี่ยมชมนี้มาใช้ได้เปลี่ยนแปลงการดำเนินงานของแผนกต้อนรับของเราที่ Tanzhou Center ไม่ใช่คอขวดอีกต่อไป แต่เป็นการแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นของเราในด้านประสิทธิภาพและความปลอดภัย ผู้เยี่ยมชมของเราประทับใจ พนักงานของเรามีประสิทธิผลมากขึ้น และทีมรักษาความปลอดภัยของเรามีข้อมูลที่ถูกต้องตามที่ต้องการ เป็นการอัปเกรดที่ราบรื่นพร้อม ROI ทันที"

— ผู้จัดการสำนักงาน, Vipshop Tanzhou Center

6. บทสรุป

เรื่องราวความสำเร็จของ Vipshop ที่ Tanzhou Center แสดงให้เห็นว่าระบบจัดการผู้เยี่ยมชมแบบบริการตนเองอัจฉริยะสามารถมีส่วนช่วยโดยตรงต่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจหลักได้อย่างไร: เสริมสร้างความปลอดภัย เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน และปรับปรุงการสร้างแบรนด์ขององค์กร กรณีนี้ทำหน้าที่เป็นพิมพ์เขียวสำหรับองค์กรสมัยใหม่ที่ต้องการอัปเกรดประสบการณ์ส่วนหน้า